Как составить как написать официальное письмо образец
[Ваша компания]
[Адрес вашей компании]
[Город, Индекс]
[Телефон, факс, email]
[Дата]
[Имя и фамилия получателя]
[Должность получателя]
[Название компании получателя]
[Адрес компании получателя]
[Город, Индекс]
Тема: [Краткое содержание письма]
Уважаемый(ая) [Фамилия получателя],
В связи с [указать причину написания письма, например, "недавним обсуждением нашего сотрудничества" или "запросом на предоставление дополнительной информации"], мы обращаемся к вам с целью [указать цель письма, например, "предоставить необходимые данные" или "обсудить дальнейшие шаги"].
Основной текст письма:
В этом разделе изложите основное содержание письма. Подробно опишите суть вопроса или просьбы. Если письмо касается какого-либо документа, уточните, что именно вы отправляете, и как это связано с вашим запросом или предложением. Используйте ясный и формальный язык.
Пример: В ответ на ваш запрос от [указать дату] мы направляем вам [название документа или информации]. В приложении вы найдете [указать, что именно находится в приложении]. Мы уверены, что эти данные будут полезны для дальнейшего анализа.
Если ваше письмо включает предложения или рекомендации, изложите их четко и ясно.
Заключение:
Подведите итог письму, указав, что вы ожидаете от получателя в ответ или какие дальнейшие шаги вы планируете.
Пример: Будем признательны за ваше подтверждение получения этого письма и предоставление дополнительной информации по [указать вопрос]. Ожидаем вашего ответа до [указать срок, если есть].
С уважением,
[Ваша подпись]
[Фамилия и имя отправителя]
[Должность отправителя]
[Контактные данные отправителя, если необходимо]
Приложения:
- [Название первого приложения]
- [Название второго приложения, если есть]
- Оформление: Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке вашей компании, если это возможно. Если нет, то убедитесь, что информация о вашей компании указана в верхней части письма.
- Язык: Используйте формальный и профессиональный тон. Избегайте разговорных выражений и неформального стиля.
- Структура: Старайтесь следовать четкой структуре письма. Это поможет получателю легко понять содержание и цель вашего обращения.