Как писать служебное письмо образец

Как создать как писать служебное письмо образец​

Структура служебного письма​

1. Шапка письма
   
   • Название организации: Указывается в верхнем левом углу.
   • Адрес: Можно указать полный адрес организации.
   • Дата: Дата написания письма.
   • Исходящий номер: Присваивается номер входящего документа (если есть).
2. Адресат
   
   • Наименование организации: Включает полное название.
   • Ф.И.О. получателя: Должность и фамилия, имя, отчество (если известны).
   • Адрес: Полный адрес, по которому можно отправить письмо.
3. Введение
   
   • Тема письма: Указывается в виде краткого заголовка (например, «О проведении собрания»). Иногда это делается в виде отдельной строки, а иногда в основном тексте.
   • Обращение: «Уважаемый(ая) [Ф.И.О. или должность]», «Добрый день» (в зависимости от формальности).
4. Основная часть
   
   • Цель письма: Введение в суть вопроса, краткое изложение проблемы или цели письма.
   • Описание ситуации: Подробное объяснение, предоставление необходимых данных или фактов.
   • Требования или запросы: Четко и ясно сформулированные просьбы, требования или инструкции. Например, «Прошу предоставить отчет до 10 сентября» или «Прошу провести заседание в указанное время».
5. Заключение
   
   • Благодарности: Если уместно, можно выразить благодарность за внимание к вопросу.
   • Контактная информация: Ваши контактные данные для обратной связи (телефон, e-mail).
6. Подпись
   
   • Ф.И.О. отправителя: Полное имя.
   • Должность: Ваша должность в организации.
   • Подпись: Вручную (если письмо печатное) или электронная подпись.

Пример служебного письма​

Название организации

Адрес организации

Дата

Исходящий номер

Наименование организации

Ф.И.О. получателя

Должность

Адрес

Тема: О проведении собрания

Уважаемый(ая) [Ф.И.О. или должность],

В связи с [описание ситуации или причины], просим Вас принять участие в собрании, которое состоится [дата] в [время] по адресу [место проведения].

На повестке дня следующие вопросы:

1. [Первый вопрос]
2. [Второй вопрос]

Прошу подтвердить ваше участие и при необходимости предоставить дополнительные материалы до [дата].

Заранее благодарим за сотрудничество.

С уважением,

[Ваше Ф.И.О.]

[Ваша должность]

Телефон: [Ваш номер]

E-mail: [Ваш e-mail]

Примечания​

• Форматирование: Письмо должно быть напечатано на официальном бланке организации (если требуется) или на стандартном листе формата A4. Шрифт обычно выбирается стандартный (например, Times New Roman, размер 12).
• Язык: Используйте официальный и корректный язык, избегайте разговорных выражений.
• Содержание: Будьте кратки и по делу. Важные моменты должны быть выделены.

Такой формат поможет вам создать четкое и профессиональное служебное письмо.