Как заполнять книгу приказов образец

Как написать Как заполнять книгу приказов образец​

Заполнение книги приказов – важная часть документооборота на предприятии. Эта книга служит для регистрации всех официальных приказов и распоряжений, что помогает обеспечить их учет и доступность. Вот пошаговая инструкция по заполнению книги приказов:

1. Определение формата книги приказов​

Книга приказов может быть как в бумажном, так и в электронном формате. В случае бумажной книги убедитесь, что она имеет пронумерованные страницы, твердый переплет и печать организации на титульной странице.

2. Заполнение титульной страницы​

На титульной странице книги приказов указываются следующие данные:

• Название документа: "Книга приказов"
• Название организации: полное юридическое название.
• Адрес организации: полный адрес.
• Номер книги: если это первая книга, пишется "№1".
• Период ведения: укажите период времени, на который книга предназначена (например, с 01.01.2024 по 31.12.2024).

3. Заполнение основного раздела книги​

Основной раздел книги приказов содержит таблицу или список, в котором фиксируются все приказы. Обычно таблица имеет следующие колонки:

1. Номер приказа: Уникальный порядковый номер приказа, который присваивается последовательно. Нумерация начинается с 1 и продолжается до конца года.
2. Дата приказа: Укажите точную дату издания приказа в формате день/месяц/год.
3. Тема приказа: Краткое содержание приказа, отражающее его основную цель или предмет.
4. Исполнитель: Фамилия, имя, отчество или должность лица, ответственное за исполнение приказа.
5. Дата регистрации: Дата, когда приказ был зарегистрирован в книге.
6. Подпись: Подпись лица, ответственного за ведение книги приказов, и, при необходимости, печать организации.

4. Заполнение данных​

• Номер приказа: Заполняйте последовательно, начиная с 1. В случае пропуска номера или ошибки, нужно внести исправления в соответствующем разделе.
• Дата приказа: Заполняйте точную дату, указанную в приказе.
• Тема приказа: Пропишите кратко, но ясно, что касается приказа, чтобы можно было легко понять его содержание.
• Исполнитель: Укажите фамилию и имя исполнителя, чтобы было ясно, кто отвечает за выполнение приказа.
• Дата регистрации: Заполняйте дату, когда приказ был зарегистрирован в книге, это может быть не та же дата, что и дата приказа.
• Подпись: Подпишите книгу лица, ответственного за ведение, и при необходимости проставьте печать.

5. Заполнение записей и исправлений​

• Исправление ошибок: Если была сделана ошибка, зачеркните неправильные данные одной чертой, чтобы они оставались читаемыми, и напишите исправленную информацию рядом. Подпишите исправление и укажите дату исправления.
• Запись новых приказов: Убедитесь, что каждый новый приказ записан в следующей строке, не пропуская номера и не оставляя пустых строк.

6. Хранение книги​

После заполнения книги приказов:

• Обеспечьте сохранность: Книга приказов должна храниться в безопасном месте, доступном только уполномоченным лицам.
• Регулярное обновление: Обновляйте книгу регулярно, чтобы не допускать пропусков и ошибок в записи приказов.

Следуя этим шагам, вы обеспечите правильный учет и доступность приказов, что способствует эффективному управлению и соблюдению внутреннего документооборота в организации.