Как написать Как заполнять журнал приказов образец
Журнал приказов — это документ, в котором фиксируются все приказы, изданные в организации. Его правильное ведение помогает поддерживать порядок и позволяет быстро находить необходимые документы. Вот пошаговая инструкция по заполнению журнала приказов:
1. Обложка (Титульный лист)
- Название организации. Укажите полное наименование организации.
- Название документа. Укажите: "Журнал регистрации приказов".
- Период ведения. Укажите даты, с которых начинается и заканчивается ведение журнала.
- Номер журнала. Это может быть годовой номер (например, "№1"), если журнал ведется ежегодно.
2. Оформление журнала
- Пронумеруйте страницы журнала. Это можно сделать вручную или использовать готовые бланки.
- Прошейте журнал и поставьте печать организации на сквозном листе, если это предусмотрено правилами компании.
3. Структура журнала
Журнал приказов обычно состоит из таблицы с несколькими графами. Стандартные графы могут выглядеть следующим образом:3.1 Номер приказа
- В этой графе указывайте порядковый номер приказа, начиная с 1-го номера в начале года или ведения журнала. Номер должен быть уникальным.
3.2 Дата приказа
- Укажите дату подписания приказа. Обычно это дата, когда приказ был утвержден руководством.
3.3 Краткое содержание приказа
- Здесь записывается основная тема или суть приказа, например: "О повышении окладов", "О назначении на должность", "О командировании".
3.4 Ответственный за исполнение
- Укажите фамилию, имя, отчество или должность сотрудника, ответственного за выполнение приказа.
3.5 Примечания
- В этой графе можно указывать дополнительную информацию, например, дату ознакомления сотрудников с приказом, дату исполнения или отметки об изменениях в приказе.
4. Заполнение журнала
- Последовательно заполняйте журнал по каждому изданному приказу.
- Соблюдайте хронологию и нумерацию приказов. Если приказ был аннулирован или изменен, делайте соответствующую отметку в графе "Примечания".
- Не оставляйте пустых строк. В случае ошибок, проведите черту и внесите исправления с новой строки.
5. Хранение журнала
- Журнал приказов должен храниться в соответствии с внутренними правилами организации. Обычно это бухгалтерия, отдел кадров или архив.
Пример заполнения:
| № | Дата приказа | Краткое содержание | Ответственный | Примечания |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 05.01.2024 | О назначении Иванова И.И. на должность директора | Иванов И.И. | Ознакомлен 06.01.2024 |
| 2 | 10.01.2024 | О командировании Петрова П.П. в Москву | Петров П.П. | Отчет по командировке до 20.01.2024 |