Как создать образец правильное оформление делового письма
Правильное оформление делового письма требует соблюдения определённых стандартов. Вот подробное руководство по составлению делового письма:
1. Шапка письма
1.1. Адрес отправителя: Расположите в верхнем левом углу:- Название вашей компании
- Адрес (улица, дом, город, индекс)
- Телефон и/или факс (по желанию)
- Электронная почта (по желанию)
1.3. Адресат: Ниже даты, с левого края укажите:
- Имя и фамилия адресата
- Должность (если известно)
- Название компании или организации
- Адрес (улица, дом, город, индекс)
2. Тема письма (если применимо)
2.1. Тема письма: На следующей строке после адресата укажите тему письма. В деловой переписке это может быть указано в виде заголовка или как «Тема:».3. Приветствие
3.1. Приветствие: Начните письмо с обращения. Например:- «Уважаемый(ая) [Фамилия Имя Отчество],»
- «Дорогой(ая) [Фамилия Имя Отчество],»
4. Основной текст
4.1. Введение: В первом абзаце кратко представьтесь и укажите цель письма. Это помогает адресату быстро понять, о чём будет идти речь.4.2. Основное содержание: В последующих абзацах изложите основную информацию, соблюдая ясность и логику изложения. Используйте структурированные пункты, если информация сложная.
4.3. Заключение: В последнем абзаце подведите итоги, укажите, какие действия ожидаются от адресата, и предложите способы связи для дальнейшего взаимодействия.
5. Заключительная часть
5.1. Заключение и подпись: Закончите письмо фразой, выражающей благодарность или надежду на сотрудничество. Например:- «Благодарю за внимание к нашему запросу.»
- «С уважением, [Ваша Фамилия и Имя].»
5.3. Должность и контактные данные: Укажите вашу должность, компанию, а также контактные данные (телефон, электронная почта) под подписью.
6. Приложения (если применимо)
6.1. Перечень приложений: Если к письму прилагаются документы, укажите это внизу письма. Например:- «Приложения: 1. Копия договора 2. Информация о проекте.»
7. Варианты оформления
7.1. Важно: Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке компании, если такое имеется, с соблюдением единого стиля оформления.7.2. Язык и стиль: Используйте официальный стиль и корректный язык. Избегайте неформальных выражений и сокращений.
Пример оформления делового письма:
ООО "Пример"
ул. Примерная, д. 1, офис 10
Москва, 123456
Тел.: (123) 456-7890
Email: info@primer.ru
1 сентября 2024 года
Иванов Иван Иванович
Директор ОАО "Клиент"
ул. Клиентская, д. 5
Москва, 654321
Тема: Запрос на предоставление коммерческого предложения
Уважаемый Иван Иванович,
Настоящим письмом мы выражаем заинтересованность в сотрудничестве с вашей компанией в области предоставления консалтинговых услуг. В связи с этим просим вас предоставить коммерческое предложение, включающее стоимость и сроки выполнения работ.
Пожалуйста, направьте ваше предложение на наш электронный адрес в течение двух недель.
Благодарим за внимание к нашему запросу и надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением,
Петров Петр Петрович
Менеджер по развитию
ООО "Пример"
Тел.: (123) 456-7890
Email: p.petrov@primer.ru
Соблюдение этих стандартов поможет создать профессиональное и эффективное деловое письмо.