Как составить оформление письма делопроизводство образец
Оформление письма в делопроизводстве имеет свои строгие требования. Вот образец оформления официального письма:
[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон/Факс]
[Электронная почта]
Исходящий номер: [номер документа]
Дата: [дата составления]
[Наименование организации (получателя)]
[Адрес организации (получателя)]
[Телефон/Факс]
[Электронная почта]
Тема: [Краткая суть обращения]
(Тема может быть необязательным элементом, но часто используется для облегчения поиска документа.)
Уважаемые [Ф.И.О. или должность получателя]!
Основной текст письма:
- В первом абзаце укажите краткую суть обращения и причины написания письма.
- Во втором абзаце дайте более подробное разъяснение вопроса, если это необходимо. Укажите все существенные детали, данные и обоснования, относящиеся к вашему обращению.
- В третьем абзаце сформулируйте запрос, предложение или решение, которое вы хотите донести до адресата.
- В последующих абзацах можно привести дополнительные сведения, необходимые для понимания ситуации, если это уместно.
(Если имеются приложения, укажите их количество и краткое описание. Например: «Приложение: Список сотрудников — 1 л.»)
С уважением,
[Ф.И.О. отправителя]
[Должность]
[Подпись]
[М.П.] (если требуется)
Копии:
(Укажите, кому ещё направлено копия данного письма, если это нужно. Например: «Копия: [Наименование организации]», «Копия: [Ф.И.О.]»)
Контроль за исполнением:
(Иногда в письме указывается, кто и когда должен контролировать выполнение данного обращения. Например: «Контроль за исполнением письма возложен на [Ф.И.О.]».)
Важно помнить, что оформление письма должно соответствовать стандартам делопроизводства вашей организации и общим правилам делового общения.