Как оформить ответ на претензионное письмо образец
Ответ на претензионное письмо
[Название вашей компании]
[Адрес вашей компании]
[Телефон/Факс]
[Электронная почта]
[Дата]
[Имя и Фамилия отправителя претензии]
[Должность (если применимо)]
[Название компании отправителя претензии]
[Адрес отправителя претензии]
Тема: Ответ на претензию от [Дата]
Уважаемый(ая) [Имя и Фамилия отправителя],
Благодарим Вас за то, что нашли время и обратились к нам с претензией от [Дата]. Мы внимательно изучили Ваше обращение и понимаем, что произошедшее вызывает у Вас беспокойство. Позвольте нам дать подробный ответ на изложенные в Вашем письме вопросы и претензии.
- Описание проблемы
Мы ознакомились с Вашей претензией, касающейся [конкретное описание проблемы, указанной в претензии, например, дефект товара, несоответствие услуги и т.д.]. Прежде всего, примите наши извинения за возникшую ситуацию. Мы понимаем, насколько это может быть неприятно и стараемся решить проблему как можно скорее.
- Причины возникновения проблемы
После тщательного анализа ситуации, мы пришли к выводу, что причиной возникшей проблемы стало [описание причины, если известно, например, ошибка в процессе упаковки, непредвиденные обстоятельства и т.д.]. Мы уже приняли меры для предотвращения подобных случаев в будущем, включая [описание предпринятых действий, например, улучшение контроля качества, обучение персонала и т.д.].
- Предлагаемые решения и компенсация
Для разрешения возникшей ситуации мы предлагаем следующие действия:
- [Описать предлагаемые решения, например, возврат товара, замена на новый товар, повторное выполнение услуги и т.д.]
- [Указать, если предлагается компенсация, например, скидка на следующую покупку, возмещение затрат и т.д.]
- Заключение
Мы высоко ценим каждого клиента и приносим извинения за любые неудобства, которые могли возникнуть в связи с данной ситуацией. Мы уверены, что принятые меры позволят нам восстановить Ваше доверие и продолжить сотрудничество на взаимовыгодных условиях.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Название вашей компании]