Ответ на претензионное письмо образец

Как оформить ответ на претензионное письмо образец​

Ответ на претензионное письмо

[Название вашей компании]

[Адрес вашей компании]

[Телефон/Факс]

[Электронная почта]

[Дата]

[Имя и Фамилия отправителя претензии]

[Должность (если применимо)]

[Название компании отправителя претензии]

[Адрес отправителя претензии]

Тема: Ответ на претензию от [Дата]

Уважаемый(ая) [Имя и Фамилия отправителя],

Благодарим Вас за то, что нашли время и обратились к нам с претензией от [Дата]. Мы внимательно изучили Ваше обращение и понимаем, что произошедшее вызывает у Вас беспокойство. Позвольте нам дать подробный ответ на изложенные в Вашем письме вопросы и претензии.

1. Описание проблемы
   
   Мы ознакомились с Вашей претензией, касающейся [конкретное описание проблемы, указанной в претензии, например, дефект товара, несоответствие услуги и т.д.]. Прежде всего, примите наши извинения за возникшую ситуацию. Мы понимаем, насколько это может быть неприятно и стараемся решить проблему как можно скорее.
   
2. Причины возникновения проблемы
   
   После тщательного анализа ситуации, мы пришли к выводу, что причиной возникшей проблемы стало [описание причины, если известно, например, ошибка в процессе упаковки, непредвиденные обстоятельства и т.д.]. Мы уже приняли меры для предотвращения подобных случаев в будущем, включая [описание предпринятых действий, например, улучшение контроля качества, обучение персонала и т.д.].
   
3. Предлагаемые решения и компенсация
   
   Для разрешения возникшей ситуации мы предлагаем следующие действия:
   
   • [Описать предлагаемые решения, например, возврат товара, замена на новый товар, повторное выполнение услуги и т.д.]
   • [Указать, если предлагается компенсация, например, скидка на следующую покупку, возмещение затрат и т.д.]
   Мы надеемся, что предложенные меры удовлетворят Вас. Если у Вас есть дополнительные пожелания или замечания, пожалуйста, сообщите нам, и мы постараемся учесть их в будущем.
   
4. Заключение
   
   Мы высоко ценим каждого клиента и приносим извинения за любые неудобства, которые могли возникнуть в связи с данной ситуацией. Мы уверены, что принятые меры позволят нам восстановить Ваше доверие и продолжить сотрудничество на взаимовыгодных условиях.
   

Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону [номер телефона] или электронной почте [электронная почта], чтобы подтвердить получение данного письма и сообщить о Вашем решении.

С уважением,

[Ваше имя]

[Ваша должность]

[Название вашей компании]