Ответное письмо на претензию образец

Как написать ответное письмо на претензию образец​

[Название вашей компании]

[Адрес вашей компании]

[Телефон]

[Электронная почта]

[Дата]

[ФИО клиента]

[Адрес клиента]

[Телефон клиента]

[Электронная почта клиента]

Уважаемый(ая) [ФИО клиента],

Благодарим вас за то, что вы обратились в нашу компанию и сообщили о проблеме, связанной с [укажите конкретную ситуацию или товар/услугу]. Мы внимательно изучили вашу претензию и приносим извинения за доставленные неудобства.

После детального рассмотрения вашей претензии мы выявили следующее:

1. Описание проблемы: [Опишите суть проблемы, например, "Ваша претензия касается задержки доставки товара, которая произошла из-за сбоя в логистической системе."]
   
2. Наши действия: [Укажите, какие шаги были предприняты для решения проблемы, например, "Мы провели внутреннюю проверку и выявили, что задержка произошла из-за ошибочного ввода данных в систему."]
   
3. Решение: [Опишите, как вы планируете устранить проблему или компенсировать клиенту неудобства, например, "В качестве компенсации мы готовы предоставить вам скидку 10% на следующую покупку" или "Мы произведем замену товара и обеспечим бесплатную доставку."]
   
4. Дополнительные меры: [Если применимо, укажите дополнительные шаги, которые были предприняты для предотвращения подобных ситуаций в будущем, например, "Мы внедрили дополнительные контрольные механизмы для предотвращения подобных сбоев в будущем."]
   

Мы высоко ценим вашу обратную связь, так как она помогает нам улучшать качество предоставляемых услуг и товаров. Ваше удовлетворение является нашим главным приоритетом, и мы надеемся, что предложенные меры будут способствовать восстановлению вашего доверия к нашей компании.

Благодарим вас за понимание и терпение.

С уважением,

[ФИО и должность представителя компании]

[Подпись]