Как написать ответное письмо на претензию образец
[Название вашей компании]
[Адрес вашей компании]
[Телефон]
[Электронная почта]
[Дата]
[ФИО клиента]
[Адрес клиента]
[Телефон клиента]
[Электронная почта клиента]
Уважаемый(ая) [ФИО клиента],
Благодарим вас за то, что вы обратились в нашу компанию и сообщили о проблеме, связанной с [укажите конкретную ситуацию или товар/услугу]. Мы внимательно изучили вашу претензию и приносим извинения за доставленные неудобства.
После детального рассмотрения вашей претензии мы выявили следующее:
- Описание проблемы: [Опишите суть проблемы, например, "Ваша претензия касается задержки доставки товара, которая произошла из-за сбоя в логистической системе."]
- Наши действия: [Укажите, какие шаги были предприняты для решения проблемы, например, "Мы провели внутреннюю проверку и выявили, что задержка произошла из-за ошибочного ввода данных в систему."]
- Решение: [Опишите, как вы планируете устранить проблему или компенсировать клиенту неудобства, например, "В качестве компенсации мы готовы предоставить вам скидку 10% на следующую покупку" или "Мы произведем замену товара и обеспечим бесплатную доставку."]
- Дополнительные меры: [Если применимо, укажите дополнительные шаги, которые были предприняты для предотвращения подобных ситуаций в будущем, например, "Мы внедрили дополнительные контрольные механизмы для предотвращения подобных сбоев в будущем."]
Благодарим вас за понимание и терпение.
С уважением,
[ФИО и должность представителя компании]
[Подпись]