Как создать отзыв претензии образец письма
Образец письма с отзывом на претензию
[Ваша организация]
Адрес вашей организации
Телефон: [Ваш телефон]
Электронная почта: [Ваша электронная почта]
[Дата]
[ФИО клиента/Потребителя]
Адрес клиента/потребителя
Телефон: [Телефон клиента]
Электронная почта: [Электронная почта клиента]
Отзыв на претензию № [номер претензии]
Уважаемый(ая) [ФИО клиента],
В ответ на вашу претензию № [номер претензии], поступившую к нам [дата получения претензии], мы провели всестороннее рассмотрение указанного вами вопроса.
1. Описание претензии
Вы указали, что [краткое изложение претензии, например: "товар, приобретённый в нашей компании, имеет дефекты", "услуга была предоставлена ненадлежащим образом" и т.д.]. Мы благодарим вас за обратную связь и приносим извинения за доставленные неудобства.
2. Проведённое расследование
В процессе рассмотрения вашей претензии была проведена проверка следующих аспектов:
- [Описание проведённого анализа, например: "Техническое состояние товара было проверено нашим сервисным центром", "Изучены документы, подтверждающие оказание услуги", и т.д.].
- [Другие аспекты, которые были проверены].
По результатам проверки установлено, что [укажите результаты проверки, например: "дефект действительно имел место", "услуга была предоставлена с отклонением от стандартов", и т.д.]. Мы подтверждаем, что [подтверждение правильности претензии].
4. Предложение по разрешению ситуации
В связи с вышеизложенным, мы предлагаем следующие шаги для урегулирования ситуации:
- [Описание предложенного решения, например: "Замена товара на новый", "Возврат денежных средств", "Предоставление дополнительной услуги бесплатно" и т.д.].
- [Другие условия, если применимо, например: "Пожалуйста, предоставьте нам товар для возврата или обмена в течение 10 дней", "Мы готовы компенсировать расходы на доставку", и т.д.].
5. Заключение
Благодарим вас за то, что сообщили нам о проблеме. Мы прилагаем все усилия, чтобы улучшать качество наших товаров/услуг и надеемся, что этот случай не повлияет на ваше доверие к нашей компании.
С уважением,
[ФИО ответственного лица]
Должность
Подпись
Печать (если применимо)
Этот образец можно адаптировать в зависимости от конкретной ситуации и требований вашей компании.