Письмо ответ на претензию образец

Как оформить письмо ответ на претензию образец​

Уважаемый(ая) [ФИО/Название компании],

Благодарим вас за обращение и за предоставленную информацию касательно [указать предмет претензии]. Мы внимательно ознакомились с вашим письмом и сожалеем о возникших неудобствах.

Наша компания стремится к тому, чтобы предоставляемые нами услуги и товары соответствовали самым высоким стандартам качества, и поэтому мы относимся к претензиям наших клиентов с полной серьезностью. В связи с вашим обращением сообщаем следующее:

1. Описание проблемы: В вашем письме вы указали, что [кратко изложите суть претензии]. Мы понимаем, что это могло вызвать определенные трудности и расстройство.
   
2. Причины и меры по исправлению: Мы провели внутреннее расследование по данному вопросу и обнаружили, что [объясните причину возникновения проблемы, если это возможно]. В целях устранения подобной ситуации в будущем мы [опишите предпринятые или планируемые меры, например, усовершенствование процессов, обучение персонала, изменение процедур и т.д.].
   
3. Предложение по компенсации: В качестве компенсации за причиненные неудобства мы [укажите конкретное предложение по компенсации, например, возврат денег, скидка, предоставление бесплатной услуги или товара и т.д.]. Мы надеемся, что это поможет частично компенсировать возникшие неудобства и улучшить ваше впечатление о нашей компании.
   
4. Контактная информация: Если у вас есть дополнительные вопросы или необходима дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [укажите номер телефона] или по электронной почте [укажите адрес электронной почты]. Мы всегда готовы помочь и ответить на ваши вопросы.
   

Мы ценим ваше мнение и благодарны за предоставленную возможность улучшить наши услуги. Надеемся, что ваше дальнейшее сотрудничество с нашей компанией будет положительным.

С уважением,

[Ваше имя]

[Ваша должность]

[Название компании]

[Контактная информация]