Правила написания официальных писем образец

Как составить правила написания официальных писем образец​

Официальное письмо — это документ, предназначенный для деловой переписки между организациями или физическими лицами. Оно должно быть написано в строгом соответствии с установленными правилами и стандартами, чтобы передавать информацию чётко и профессионально. Вот подробное руководство по написанию официального письма:

1. Шапка письма​

1.1. Наименование организации или физического лица

• В левом верхнем углу указывается полное наименование отправителя (организации или физического лица). Если отправитель — организация, указывается её официальное название, а также юридический адрес. Если отправитель — физическое лицо, указываются фамилия, имя и отчество.

1.2. Дата

• Дата написания письма размещается под наименованием отправителя. Она указывается в формате: день, месяц, год (например, 1 сентября 2024 года).

1.3. Номер документа (по желанию)

• Если письмо имеет регистрационный номер, он указывается ниже даты и служит для внутреннего учёта.

1.4. Адресат

• В правом верхнем углу указывается наименование организации или ФИО адресата (получателя письма). Также указывается её/его должность, если это актуально. Адресат может быть как физическим, так и юридическим лицом.

2. Обращение​

2.1. Приветствие

• Письмо начинается с обращения. Если вы обращаетесь к физическому лицу, используйте его полное имя с обращением: «Уважаемый Иван Иванович!» Если вы обращаетесь к организации, указывайте её название и обращение к руководству: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!».

3. Основной текст​

3.1. Введение

• В первом абзаце кратко представьте цель письма и контекст. Укажите, почему вы пишете это письмо, и дайте краткое резюме основных пунктов.

3.2. Основная часть

• В следующем разделе подробно изложите основные вопросы или информацию. Используйте ясный и конкретный язык, избегайте излишних деталей. Включайте необходимые данные, аргументы, документы или ссылки, относящиеся к делу.

3.3. Заключение

• Завершите письмо резюме или выводами. Укажите, какие действия вы ожидаете от получателя или какие шаги планируете предпринять далее.

4. Приложения (по необходимости)​

4.1. Перечень приложений

• Если к письму прилагаются какие-либо документы, в конце письма укажите список приложений. Например: «Приложение: 1. Копия договора; 2. Счёт-фактура.»

5. Подпись​

5.1. Подпись отправителя

• Письмо завершается подписью отправителя. Если письмо подписывает лицо, представляющее организацию, то указывается его должность и ФИО. Например: «Директор ООО "Пример" Иванов И.И.»

5.2. Фамилия, имя, отчество

• Под подписью пишется полное имя отправителя.

5.3. Должность

• Укажите должность отправителя в организации, если письмо написано от имени компании.

5.4. Контактная информация

• Укажите контактные данные отправителя: телефон, факс, электронная почта.

Пример официального письма:​

ООО "Пример"

ул. Примерная, д. 1

г. Москва, 123456

Тел.: (123) 456-78-90

Email: example@domain.com

1 сентября 2024 года

№ 12/2024

АО "Партнёр"

ул. Партнёрская, д. 10

г. Москва, 654321

Уважаемые коллеги!

Настоящим сообщаем вам о необходимости внести изменения в условия нашего текущего договора № 45/2023. В связи с изменением сроков выполнения работ просим вас согласовать новые условия, изложенные в приложенном документе.

В приложении к письму вы найдете проект дополнительного соглашения. Просим вас ознакомиться с документом и направить ваши замечания до 15 сентября 2024 года.

Благодарим за сотрудничество.

С уважением,

Иванов И.И.

Директор ООО "Пример"

Тел.: (123) 456-78-90

Email: example@domain.com

Приложение:

1. Проект дополнительного соглашения

Следование этим правилам поможет сделать ваше официальное письмо профессиональным и понятным.