Как написать Приказ о документообороте в организации образец
ООО «Название организации»
Приказ № [номер]
от [дата]
О введении нового порядка документооборота
В целях упорядочивания документооборота, обеспечения оперативного и эффективного выполнения рабочих процессов, а также в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, приказываю:
- Утвердить Регламент документооборота в организации, который утверждается настоящим приказом. Регламентом определяются основные правила обработки, хранения и уничтожения документов.
- Назначить ответственного за документооборот:
- ФИО – [должность, например, начальник отдела кадров]
- Ответственный за контроль за соблюдением установленного порядка документооборота, организацию хранения документов, а также обеспечение их своевременного обновления и архивирования.
- Установить следующие правила документооборота:
- Все документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации документов.
- Документы, поступающие в организацию, должны быть переданы в соответствующий отдел в течение [указать срок, например, 1 рабочего дня].
- Для внутреннего документооборота использовать утвержденные формы и шаблоны, представленные в Регламенте.
- Документы, касающиеся рабочих процессов и требований, должны быть хранены в течение [указать срок, например, 5 лет] в соответствии с требованиями законодательства и внутренними нормативными актами.
- Порядок хранения и архивирования документов:
- Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность. Обеспечить защиту от влаги, загрязнений и других негативных воздействий.
- Документы, подлежащие архивированию, должны быть переданы в архив в течение [указать срок, например, 30 дней] после завершения их актуальности.
- Архивные документы должны быть хранены в архиве в соответствии с установленными нормами и правилами.
- Обязанности сотрудников:
- Все сотрудники обязаны строго соблюдать установленный порядок документооборота и следовать указаниям ответственного за документооборот.
- В случае утраты или повреждения документов немедленно уведомлять ответственного за документооборот.
- Контроль за исполнением приказа:
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [должность, например, заместитель генерального директора].
- Проведение регулярных проверок и мониторинг соблюдения установленного порядка.
- Настоящий приказ вступает в силу с [дата]. Все предыдущие приказы, касающиеся документооборота, утрачивают силу с момента вступления данного приказа.
[ФИО, подпись]
[М.П.]
Не забудьте адаптировать пример под специфику вашей организации и внести все необходимые данные.