Регистрация исходящих писем образец

Как создать регистрация исходящих писем образец​

Регистрация исходящих писем является важным процессом для обеспечения учета и контроля документооборота в организации. Вот подробный образец для регистрации исходящих писем:

Регистрация Исходящих Писем​

1. Общие данные

• Дата регистрации: [Дата]
• Номер исходящего письма: [Номер]
• Дата отправки: [Дата]

2. Информация о письме

• Отправитель: [Название вашей организации, должность и ФИО отправителя]
• Получатель: [ФИО и должность получателя, наименование организации]
• Адрес получателя: [Полный почтовый адрес]
• Тема письма: [Краткое описание темы письма]
• Содержание письма: [Краткое содержание письма или его основные моменты]

3. Информация о приложениях

• Приложения: [Перечень приложений, если таковые имеются. Укажите название и количество страниц каждого приложения]

4. Способ отправки

• Способ отправки: [Почта, курьерская служба, электронная почта и т.д.]
• Номер почтового отправления (если применимо): [Номер]
• Дата отправки (если отличается от даты регистрации): [Дата]

5. Кому направлено для исполнения

• Ответственный за исполнение: [ФИО и должность лица, ответственное за выполнение указаний в письме, если применимо]

6. Дополнительные сведения

• Примечания: [Дополнительная информация, если необходимо, например, сроки выполнения, необходимость подтверждения получения и т.д.]

Пример записи в журнале регистрации исходящих писем​

Дата регистрации: 01.09.2024

Номер исходящего письма: 123/2024

Дата отправки: 02.09.2024

Отправитель: ООО "Рога и Копыта", директор Иванов И.И.

Получатель: ПАО "Крупный Банк", начальник отдела кредитования Петров П.П.

Адрес получателя: 123456, г. Москва, ул. Центральная, д. 1

Тема письма: Заявка на кредитное финансирование

Содержание письма: Запрос о возможности предоставления кредитных средств для расширения производства

Приложения:

1. Копия бизнес-плана (3 страницы)
2. Финансовые отчеты за последние 2 года (5 страниц)

Способ отправки: Курьерская служба

Номер почтового отправления (если применимо): 4567890

Дата отправки (если отличается от даты регистрации): 02.09.2024

Ответственный за исполнение: Сидоров С.С., главный бухгалтер

Примечания: Требуется подтверждение получения письма в течение 5 рабочих дней

Этот образец можно адаптировать в зависимости от конкретных требований вашей организации. Регистрация исходящих писем помогает обеспечить прозрачность и контроль над документами, что важно для эффективного управления корпоративной перепиской.