Как написать регистрация входящих писем образец
Регистрация входящих писем — важный процесс для обеспечения правильного учета и обработки корреспонденции. Привожу подробный образец регистрации входящих писем:
1. Входящий номер документа:
Укажите уникальный номер, присвоенный письму в системе регистрации. Если система учета не предусмотрена, укажите порядковый номер.
2. Дата поступления:
Запишите точную дату, когда письмо поступило в организацию.
3. Исходящий номер:
Если в письме есть исходящий номер (например, если оно пришло из другой организации и имеет номер), укажите его.
4. Отправитель:
Укажите полное наименование организации или ФИО отправителя. При необходимости добавьте контактные данные (адрес, телефон, электронная почта).
5. Адресат:
Запишите имя и должность лица или подразделения, которому адресовано письмо в вашей организации.
6. Тема письма:
Кратко опишите содержание письма или его основную тему.
7. Содержание письма:
При необходимости, введите краткое содержание или резюме письма. Если письмо содержит важные документы или вложения, укажите это.
8. Количество страниц:
Запишите количество страниц в письме (включая вложения).
9. Вложения:
Перечислите документы или материалы, прилагаемые к письму. Укажите количество и тип каждого вложения.
10. Состояние письма:
Отметьте состояние письма (например, "свежий", "открытый", "в процессе обработки").
11. Срок исполнения:
Укажите срок, к которому необходимо обработать письмо или выполнить связанные с ним действия.
12. Ответственный:
Запишите имя и должность сотрудника, ответственного за дальнейшую обработку письма.
13. Примечания:
В этом разделе укажите дополнительную информацию, если она необходима для обработки письма (например, важные замечания, указания по дальнейшим действиям и т.д.).
14. Дата регистрации:
Запишите дату, когда письмо было зарегистрировано в системе.
15. Подпись регистратора:
Поставьте подпись сотрудника, который зарегистрировал письмо, и укажите его должность.
Пример заполненной формы:
- Входящий номер документа: 00123
- Дата поступления: 01.09.2024
- Исходящий номер: 56789/2024
- Отправитель: ООО «Энергия», ул. Пушкина, д. 10, тел. (123) 456-78-90
- Адресат: Иванова Ирина Петровна, начальник отдела закупок
- Тема письма: Запрос на предоставление коммерческого предложения
- Содержание письма: Запрашиваем коммерческое предложение на поставку офисной техники
- Количество страниц: 3
- Вложения: 1. Спецификация товаров, 2. Прайс-лист
- Состояние письма: Открыто, в процессе обработки
- Срок исполнения: 10.09.2024
- Ответственный: Петров Алексей Сергеевич, менеджер по закупкам
- Примечания: Требуется срочное выполнение запроса
- Дата регистрации: 01.09.2024
- Подпись регистратора: Сидоров Олег Владимирович, специалист по документообороту