Как написать Учет приказов в организации образец
Ведение учета приказов в организации — важная часть документооборота. Вот пример, как можно организовать этот процесс:
1. Общее описание
Учет приказов в организации включает в себя регистрацию, хранение и контроль за выполнением приказов. Это помогает обеспечить порядок и легкость доступа к документам.2. Организация учета
- Регистрация приказов
- Входящие приказы: Программы или журналы учета могут использоваться для регистрации входящих приказов, поступающих из других организаций или подразделений.
- Исходящие приказы: Приказы, изданные внутренне, также регистрируются.
- Документы учета
- Журнал учета приказов: Ведется для всех приказов, чтобы отслеживать их регистрацию и исполнение.
- Нумерация приказов: Каждый приказ получает уникальный номер, который помогает в идентификации и поиске документа.
- Дата регистрации: В журнале фиксируется дата, когда приказ был зарегистрирован и принят к исполнению.
3. Формат журнала учета приказов
Пример таблицы журнала учета приказов:Номер приказа | Дата приказа | Тема приказа | Подразделение | Ответственный | Дата регистрации | Примечания |
---|---|---|---|---|---|---|
001/2024 | 15.08.2024 | О назначении нового сотрудника | Отдел кадров | Иванов И.И. | 15.08.2024 | - |
002/2024 | 16.08.2024 | О изменении рабочего графика | Отдел продаж | Петров П.П. | 16.08.2024 | - |
4. Процедура обработки приказов
- Регистрация: Приказ поступает в организацию или создается и регистрируется в журнале учета.
- Распределение: Приказ направляется ответственным лицам или подразделениям для выполнения.
- Исполнение: Ответственные лица исполняют приказ, следуя его указаниям.
- Контроль: Контроль выполнения приказа осуществляется ответственным лицом или уполномоченным сотрудником.
- Архивирование: После выполнения приказа документ передается в архив для хранения.
5. Хранение и архивирование
- Текущие приказы: Хранятся в офисе до момента их исполнения и завершения.
- Архив: После завершения исполнения приказа он передается в архив для долгосрочного хранения. Архив должен быть организован так, чтобы документы легко находились по номеру или дате.
6. Образцы и шаблоны
Для удобства использования можно подготовить шаблоны для:- Приказов — стандартные формы, которые можно заполнить в зависимости от ситуации.
- Журнала учета — шаблон таблицы, который будет использоваться для регистрации приказов.
Пример шаблона приказа:
markdownCopy code