Как сформировать журнал регистрации исходящих писем образец
Журнал регистрации исходящих писем — это документ, используемый для учета всех исходящих корреспонденций из организации. Он помогает систематизировать информацию о том, какие письма отправлены, когда и кому. Вот пример подробного оформления такого журнала:
Журнал регистрации исходящих писем
| № | Дата отправления | Номер письма | Исходящий номер | Адресат | Тема письма | Дата регистрации | Подпись ответственного | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.09.2024 | 2024/09/001 | 001 | Иванов И.И. | Запрос информации | 01.09.2024 | Петрова А.А. | - |
| 2 | 03.09.2024 | 2024/09/002 | 002 | Петрова А.А. | Отчет по проекту | 03.09.2024 | Сидоров В.В. | - |
| 3 | 05.09.2024 | 2024/09/003 | 003 | Смирнов С.С. | Приглашение на конференцию | 05.09.2024 | Кузнецова Н.Н. | Срочно |
| 4 | 10.09.2024 | 2024/09/004 | 004 | Васильева О.О. | Запрос на закупку | 10.09.2024 | Соловьев Г.Г. | - |
- № — порядковый номер записи в журнале. Это помогает легко отслеживать и искать письма.
- Дата отправления — дата фактической отправки письма.
- Номер письма — внутренний номер письма, присвоенный организацией для учета.
- Исходящий номер — номер письма в системе исходящей корреспонденции. Он может включать дату и порядковый номер.
- Адресат — имя и фамилия лица или название организации, куда направлено письмо.
- Тема письма — краткое описание содержания письма.
- Дата регистрации — дата, когда письмо было зарегистрировано в журнале.
- Подпись ответственного — подпись сотрудника, ответственного за отправку письма.
- Примечания — дополнительная информация, которая может быть полезной (например, срочность, особенности доставки и т.д.).
- Журнал следует вести аккуратно и регулярно обновлять.
- Рекомендуется использовать как бумажный, так и электронный вариант журнала для удобства учета и поиска информации.
- Электронный журнал может быть интегрирован с документоборотом и почтовой системой организации, что упрощает процесс регистрации и поиска писем.