Как написать журнал учета писем образец
Журнал учёта писем – это документ, в котором фиксируются все входящие и исходящие корреспонденции организации. Он служит для отслеживания и контроля документов, упрощает их поиск и управление.
Вот подробный образец журнала учёта писем:
Журнал учёта писем
| № | Дата поступления/отправки | Исходящий/Входящий | Номер документа | Дата документа | От кого/Кому | Тема документа | Ответственный | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.09.2024 | Входящий | 01/2024 | 30.08.2024 | ООО «Партнёр» | Запрос информации | Иванов И.И. | - |
| 2 | 02.09.2024 | Исходящий | 02/2024 | 01.09.2024 | ООО «Контрагент» | Ответ на запрос | Петров П.П. | - |
| 3 | 03.09.2024 | Входящий | 03/2024 | 02.09.2024 | ООО «Клиент» | Подача заявки | Сидоров С.С. | Срочно |
| 4 | 04.09.2024 | Исходящий | 04/2024 | 03.09.2024 | ООО «Поставщик» | Договор поставки | Смирнов С.А. | Согласовать |
Описание колонок
- № – Порядковый номер записи в журнале.
- Дата поступления/отправки – Дата получения входящего письма или отправки исходящего.
- Исходящий/Входящий – Тип документа (входящий или исходящий).
- Номер документа – Номер, присвоенный документу в организации для внутреннего учёта.
- Дата документа – Дата, указанная на самом документе.
- От кого/Кому – Название организации или имя отправителя/получателя.
- Тема документа – Краткое содержание или цель документа.
- Ответственный – ФИО сотрудника, ответственного за обработку документа.
- Примечание – Дополнительная информация или особые указания (например, срочность, необходимость дополнительного согласования и т.д.).
Правила ведения журнала учёта писем
- Заполнение журнала: Записи в журнал вносятся в хронологическом порядке по мере поступления или отправки писем.
- Точность данных: Все данные должны быть внесены точно и полностью, без исправлений и помарок.
- Подписи: В конце каждого месяца или по необходимости, журнал может проверяться и подписываться ответственными лицами.
- Хранение: Журнал должен храниться в безопасном месте и быть доступным для сотрудников, которым он может понадобиться.